Małe i średnie przedsiębiorstwa stanowią fundament polskiej gospodarki. Mimo tego właśnie w tej grupie firm procesy kadrowe najdłużej opierają się cyfryzacji. Powody są różne – zalicza się do nich m.in. ograniczony budżet czy brak dedykowanego działu IT. Tymczasem automatyzacja nawet jednego procesu HR może zaoszczędzić kilka godzin pracy tygodniowo. Dowiedz się więcej o cyfryzacji małej firmy.
Zautomatyzuj obieg wniosków urlopowych
Ewidencja urlopów w małej firmie potrafi zająć dużo czasu. Pracownik pyta, ile ma dni wolnego, a właściciel lub kadrowa sprawdzają to w Excelu. Jeśli do tego dochodzi kilkoro pracowników z różnymi typami urlopów (wypoczynkowy, na żądanie, opieka nad dzieckiem), łatwo o chaos w dziale kadr.
Dlatego elektroniczny obieg wniosków urlopowych to prosty sposób na szybki efekt cyfryzacji HR. Za pomocą intuicyjnej aplikacji pracownik loguje się do aplikacji, widzi swój aktualny limit dni wolnych i składa wniosek kilkoma kliknięciami. Przełożony otrzymuje powiadomienie, zatwierdza lub odrzuca wniosek. Dzięki samodzielnej obsłudze aplikacji każdy członek zespołu sprawdza własne salda, wnioskuje o dni wolne i śledzi status swojego wniosku bez konieczności angażowania kadrowca lub szefa.
To rozwiązanie eliminuje również błędy wynikające z ręcznego przeliczania dni wolnych. Limity urlopowe są skonfigurowane zgodnie z Kodeksem pracy i aktualizują się automatycznie. Jeśli pracownik chce wziąć urlop na żądanie, system sprawdzi, czy nie przekroczył rocznego limitu – bez udziału człowieka.
Jakie typy nieobecności można obsłużyć cyfrowo?
Dobry system do zarządzania urlopami poradzi sobie nie tylko ze standardowym urlopem wypoczynkowym. Może obsługiwać również:
-
urlop na żądanie,
-
opiekę nad dzieckiem (art. 188 KP),
-
urlop okolicznościowy,
-
zwolnienia lekarskie i nieobecności usprawiedliwione,
-
urlop rodzicielski i macierzyński.
Płynna i zgodna z prawem ewidencja czasu pracy bez kupowania drogich urządzeń
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika wprost z Kodeksu pracy. Dla wielu małych firm oznacza to jednak problem: albo papierowe listy obecności gromadzone w segregatorze, albo koszt zakupu i utrzymania czytników RCP. Obydwa podejścia mają wady – papier gubi się i nie spełnia wymogów RODO, a sprzęt do rejestracji czasu pracy to większy wydatek (jest on bardzo praktyczny, ale raczkujące przedsiębiorstwo często liczy każdą złotówkę).
Tymczasem nowoczesne oprogramowanie HR pozwala na śledzenie obecności bez żadnych dodatkowych urządzeń – przy użyciu narzędzi, które pracownicy i tak mają przy sobie. Jak to możliwe? Pracownicy mogą rejestrować godziny pracy przez:
-
aplikację mobilną – pracownik włącza zegar jednym kliknięciem na swoim smartfonie. Opcjonalne geolokalizowanie potwierdza, że faktycznie jest w miejscu pracy;
-
Slack lub MS Teams – pracownik zgłasza obecność bezpośrednio z komunikatora bez potrzeby otwierania dodatkowej aplikacji.
Każda z tych technologii automatycznie zapisuje godziny pracy w systemie i generuje gotowe raporty, które można przekazać do księgowości lub kadr zewnętrznych.
Uporządkowana baza wiedzy o zespole. Cyfrowe teczki i zarządzanie sprzętem w chmurze
Gdy firma rośnie, dość szybko pojawiają się problemy typu: gdzie jest umowa z pracownikiem przyjętym dwa lata temu i kiedy kończy się ważność jego badań lekarskich oraz kto ma firmowego laptopa. Odpowiedzi na te pytania są rozrzucone po e-mailach, segregatorach i prywatnych notatkach różnych osób. Remedium na to są cyfrowe teczki pracownicze.
Cyfrowe teczki pracownicze – co warto tam trzymać?
Cyfrowa teczka pracownika to doskonałe miejsce na:
-
jego dane kontaktowe i personalne,
-
rodzaj i czas trwania umowy (ze stosownym alertem przed wygaśnięciem),
-
datę ważności badań lekarskich i szkoleń BHP,
-
przypisany sprzęt firmowy (laptopy, telefony, samochody służbowe),
-
historię stanowisk i zmian wynagrodzeń,
-
dokumenty z procesu onboardingu.
Cyfryzacja HR w małej firmie to seria prostych kroków, z których każdy przynosi wymierne korzyści. Dlatego zacznij od wprowadzenia e-wniosków urlopowych, dodaj do tego cyfrową ewidencję czasu pracy, a następnie uporządkuj bazę wiedzy o pracownikach.
Artykuł sponsorowany
