Praca hybrydowa – na czym polega i jakie ma zalety?

Praca hybrydowa łączy wykonywanie obowiązków w biurze z pracą zdalną, na przykład w domu. Kodeks pracy nie definiuje jej jako osobnego modelu, ale od 7 kwietnia 2023 roku reguluje pracę zdalną wykonywaną całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy. W praktyce to właśnie te przepisy tworzą podstawę organizacji pracy hybrydowej.

Na czym polega praca hybrydowa?

W tym modelu pracownik część obowiązków wykonuje stacjonarnie, a część w uzgodnionym miejscu pracy zdalnej. Konkretna proporcja może zależeć od stanowiska, ustaleń w firmie i specyfiki zespołu. Przykładem jest praca w biurze przez trzy dni w tygodniu oraz wykonywanie zadań z domu przez pozostałe dwa dni.

Podstawę prawną stanowi art. 67¹⁸ Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem praca zdalna może być wykonywana całkowicie albo częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, także pod adresem zamieszkania. Praca hybrydowa jest więc praktycznym określeniem częściowej pracy zdalnej, a nie odrębną instytucją prawną.

Jakie są wymogi prawne pracy hybrydowej?

Stałe stosowanie tego modelu wymaga ustalenia zasad pracy zdalnej. Zgodnie z art. 67²⁰ Kodeksu pracy pracodawca zawiera w tym celu porozumienie z zakładową organizacją związkową. Jeżeli nie dojdzie do porozumienia, może wprowadzić regulamin po uwzględnieniu ustaleń dokonanych podczas negocjacji.

Praca zdalna może być też wykonywana bez takiego porozumienia lub regulaminu. Wtedy zasady określa się w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem. Osobną możliwością jest okazjonalna praca zdalna, uregulowana w art. 67³³ Kodeksu pracy.

Regulacje wewnątrzzakładowe powinny obejmować co najmniej następujące obszary:

• Grupy pracowników – wskazanie stanowisk lub osób, które mogą pracować zdalnie.
• Koszty pracy zdalnej – zasady pokrywania kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i innych kosztów związanych z pracą poza biurem.
• Komunikacja i potwierdzanie obecności – określenie kanałów kontaktu oraz sposobu potwierdzania rozpoczęcia pracy.
• Kontrola wykonywania pracy – wskazanie, jak pracodawca sprawdza realizację obowiązków, z poszanowaniem prywatności pracownika.
• BHP – zasady kontroli bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku zdalnym.
• Ochrona informacji – wymagania dotyczące poufności, ochrony danych osobowych i korzystania ze sprzętu.
• Sprzęt i oprogramowanie – reguły instalacji, aktualizacji, serwisowania i ewidencjonowania powierzonych narzędzi.

Ewidencja czasu pracy obejmuje godziny przepracowane niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków. Nie wyodrębnia się w niej osobno godzin pracy stacjonarnej, zdalnej i hybrydowej. Pracodawca powinien jednak określić, jak pracownik potwierdza obecność, na przykład za pomocą poczty służbowej albo systemu ewidencji czasu pracy.

Praca hybrydowa – zalety i wady

Bilans tego modelu zależy od rodzaju zadań, jakości zarządzania oraz jasności ustaleń. Inne korzyści odczuwa pracownik, a inne pracodawca. Najważniejsze różnice przedstawia tabela:

Praca hybrydowa może zwiększać wydajność, gdy pracownik ma warunki do skupienia się na zadaniach, a przełożony ocenia przede wszystkim rezultaty. Ograniczenie dojazdów poprawia komfort i pozwala lepiej dopasować miejsce pracy do rodzaju obowiązków. Dla firmy elastyczny model może oznaczać łatwiejsze pozyskiwanie osób mieszkających poza lokalizacją biura oraz większą gotowość pracowników do pozostania w organizacji.

Trudność pojawia się wtedy, gdy pracownik stale pozostaje dostępny i wydłuża dzień pracy. Domowe środowisko nie zawsze sprzyja odpoczynkowi po zakończeniu obowiązków, co może zwiększać ryzyko przeciążenia i wypalenia zawodowego. Problemem bywa też tak zwana luka wsparcia, czyli różnica między wymaganiami technicznymi pracy a pomocą zapewnianą przez pracodawcę.

Zespół rozproszony potrzebuje świadomej organizacji kontaktu. Przy mniejszej liczbie spotkań w biurze trudniej przekazywać informacje nieformalne, wdrażać nowe osoby i rozpoznawać nastroje zespołu. Sama obecność w biurze nie rozwiązuje tych problemów, ale zaplanowane dni wspólnej pracy mogą ułatwiać współpracę i budowanie relacji.

Jak dobrze wdrożyć model hybrydowy?

Wdrożenie powinno uwzględniać zarówno potrzeby pracowników, jak i wymagania firmy. Pomocne są następujące działania:

• Przeprowadź ankietę pracowniczą – sprawdź preferowane dni pracy z biura, trudności techniczne i potrzeby poszczególnych zespołów.
• Ustal czytelny harmonogram – określ, kiedy obecność w biurze jest wymagana, a kiedy pracownik może pracować zdalnie.
• Wybierz narzędzia do komunikacji – zapewnij wspólny system spotkań, wymiany dokumentów, zarządzania zadaniami i zgłaszania problemów.
• Stosuj zarządzanie zadaniowe – rozliczaj cele, terminy i jakość wykonania zamiast ciągłego monitorowania aktywności pracownika.
• Ustal zasady spotkań – dni zespołowe planuj tak, aby w biurze rzeczywiście spotykały się osoby, których współpraca wymaga bezpośredniego kontaktu.
• Weryfikuj rozwiązania – analizuj efekty, obciążenie zespołu i jakość komunikacji, a następnie modyfikuj zasady, gdy nie odpowiadają praktyce.

Technologia może wspierać planowanie zadań, rejestrację czasu i komunikację, ale nie zastąpi ustalenia odpowiedzialności. Narzędzia takie jak systemy do zarządzania projektami czy moduł Praca Hybrydowa w enova365 mogą porządkować zadania i postępy, jednak sposób ich wykorzystania powinien wynikać z realnych potrzeb organizacji.

Praca hybrydowa stała się stałym elementem rynku pracy i dla wielu osób jest jednym z czynników wyboru pracodawcy. Dobrze działa wtedy, gdy elastyczność idzie w parze z jasnymi regułami, wsparciem technicznym oraz oceną pracy przez pryzmat osiąganych rezultatów.