Hiring manager to osoba decyzyjna w procesie rekrutacji – zazwyczaj bezpośredni przełożony stanowiska, na które prowadzony jest nabór. Wnosi wiedzę biznesową i merytoryczną, definiuje potrzeby zespołu, ocenia kandydatów i podejmuje decyzję o zatrudnieniu. Nie jest tym samym co rekruter, który odpowiada głównie za organizację procesu i pozyskiwanie kandydatów.
Kim jest hiring manager?
Hiring manager, czyli menedżer zatrudniający, to najczęściej lider zespołu, kierownik działu albo osoba zarządzająca projektem, która potrzebuje nowego pracownika. Jego rolą jest doprowadzenie do zatrudnienia osoby najlepiej dopasowanej do zadań, kompetencji i realiów danego zespołu.
To przede wszystkim rola biznesowa, a nie stanowisko w dziale HR. Menedżer może pełnić funkcję hiring managera tylko na czas konkretnej rekrutacji. Po jej zakończeniu wraca do swoich standardowych obowiązków, choć często pozostaje przełożonym nowo zatrudnionej osoby.
Hiring manager nie musi znać wszystkich technik sourcingu ani procedur rekrutacyjnych. Powinien natomiast wiedzieć, jakiego wsparcia potrzebuje zespół, jakie zadania będzie wykonywać nowy pracownik i które kompetencje rzeczywiście przełożą się na wyniki. To on ponosi główną odpowiedzialność za trafność decyzji biznesowej.
Za co odpowiada hiring manager?
Zakres obowiązków może różnić się między firmami, ale zwykle obejmuje cały cykl zatrudnienia – od zgłoszenia potrzeby po wdrożenie pracownika. Najważniejsze zadania na poszczególnych etapach wyglądają następująco:
- Przed rozpoczęciem rekrutacji – zgłasza potrzebę zatrudnienia, uzasadnia ją i uzyskuje zgodę na uruchomienie procesu, w tym akceptację budżetu.
- Opisuje stanowisko – określa zakres obowiązków, wymagane kompetencje, poziom doświadczenia oraz kryteria, które powinien spełniać kandydat.
- Ustala założenia procesu – wspólnie z rekruterem uzgadnia liczbę etapów, formę rozmów, udział innych osób oraz ewentualne zadania lub testy.
- W trakcie selekcji – ocenia kompetencje merytoryczne kandydatów, uczestniczy w rozmowach i sprawdza ich dopasowanie do zespołu oraz sposobu pracy w organizacji.
- Po rozmowach – przekazuje konkretny feedback, porównuje finalistów i wybiera osobę, której chce złożyć ofertę.
- Przy zatrudnieniu – współpracuje z HR przy ustalaniu warunków oferty, a w razie potrzeby uczestniczy w negocjacjach.
- Po dołączeniu pracownika – wspiera onboarding, przedstawia nową osobę zespołowi, wyjaśnia priorytety i pomaga rozpocząć pracę.
Nie oznacza to, że hiring manager samodzielnie wykonuje każde zadanie. Rekruter może prowadzić sourcing, selekcję wstępną, kontakt z kandydatami i organizację spotkań. Menedżer dostarcza natomiast kontekst, którego HR często nie zna tak szczegółowo, oraz podejmuje decyzje dotyczące merytorycznego dopasowania.
Rekruter a hiring manager – czym różnią się te role?
Obie osoby mają wspólny cel, czyli zatrudnienie właściwego pracownika, ale patrzą na proces z innej perspektywy. Rekruter koncentruje się na sprawnym prowadzeniu procesu i dotarciu do kandydatów. Hiring manager ocenia, czy dana osoba poradzi sobie na stanowisku i dobrze uzupełni zespół.
| Cecha | Rekruter | Hiring manager |
|---|---|---|
| Zadania | Pozyskuje kandydatów, prowadzi kontakt, organizuje etapy i koordynuje proces. | Definiuje potrzeby, ocenia kompetencje i wybiera kandydata. |
| Priorytet | Sprawność procesu, tempo dotarcia do kandydatów i dobra komunikacja. | Jakość zatrudnienia, dopasowanie do roli i zespołu. |
| Odpowiedzialność | Za przebieg procesu oraz dostarczenie wartościowych profili. | Za decyzję biznesową i późniejsze funkcjonowanie nowego pracownika w zespole. |
| Perspektywa | Rynek kandydatów, doświadczenie kandydata i procedury organizacji. | Potrzeby zespołu, zadania stanowiska i oczekiwane wyniki. |
Różnica priorytetów może powodować napięcia. Rekruter może naciskać na szybki feedback, ponieważ kandydaci czekają na informację i mogą rozważać inne oferty. Hiring manager może potrzebować więcej czasu, bo decyzja o zatrudnieniu wpływa na zespół i jego wyniki. Żadna z tych perspektyw nie jest z definicji ważniejsza. Problem pojawia się wtedy, gdy strony nie ustalą zasad współpracy.
Jak usprawnić współpracę rekrutera z hiring managerem?
Dobra współpraca zaczyna się jeszcze przed publikacją ogłoszenia. Rekruter i menedżer powinni wspólnie ustalić, kogo szukają, które wymagania są niezbędne, a które tylko mile widziane. Pozwala to ograniczyć sytuację, w której opis stanowiska zawiera nierealistyczną listę oczekiwań albo zmienia się po przedstawieniu pierwszych kandydatów.
Na tym etapie trzeba też uzgodnić harmonogram, sposób przekazywania profili, termin oceny kandydatów i osoby uczestniczące w rozmowach. Pomaga to połączyć priorytet rekrutera, jakim jest sprawne prowadzenie procesu, z potrzebą hiring managera, by podjąć przemyślaną decyzję.
Najczęstszym punktem zapalnym pozostaje brak feedbacku. Samo odrzucenie kandydata nie daje rekruterowi informacji, jak skorygować dalsze poszukiwania. Krótkie, konkretne uzasadnienie – na przykład brak doświadczenia w określonym obszarze albo niedopasowanie do zakresu roli – pozwala szybciej dostarczać lepsze profile.
Wspólne ustalenia można prowadzić w ATS, zamiast przesyłać CV pocztą elektroniczną i zbierać odpowiedzi w wielu miejscach. System rekrutacyjny porządkuje profile, komentarze, oceny i terminy. Narzędzia takie jak TRAFFIT umożliwiają także nadawanie hiring managerom dostępu do wybranych procesów lub kandydatów, co ułatwia wymianę informacji.
Pomocne zasady współpracy obejmują:
- Ustalenie wymagań stanowiska i kryteriów oceny przed rozpoczęciem poszukiwań.
- Określenie terminu przekazywania feedbacku po każdym etapie.
- Informowanie o zmianach w potrzebach zespołu, budżecie lub harmonogramie.
- Rozmowę o realiach rynku, dostępności kandydatów i możliwych kompromisach.
- Regularne sprawdzanie, czy obie strony tak samo rozumieją cel rekrutacji.
Hiring manager nie zastępuje rekrutera, a rekruter nie zastępuje menedżera odpowiedzialnego za zespół. Pierwszy prowadzi proces i dociera do kandydatów, drugi wnosi wiedzę o pracy na stanowisku i podejmuje decyzję o zatrudnieniu. Jasny podział odpowiedzialności oraz szybki, rzeczowy feedback pozwalają połączyć jakość decyzji z tempem rekrutacji.
