Offshoring to przeniesienie wybranych procesów biznesowych lub produkcyjnych poza granice kraju, w którym działa przedsiębiorstwo. O jego istocie decyduje lokalizacja, a nie to, kto realizuje dane zadania. Firma może wykorzystać własną jednostkę zagraniczną albo zlecić proces zewnętrznemu kontrahentowi.
Na czym polega offshoring?
W najprostszym ujęciu offshoring oznacza prowadzenie części działalności w innym państwie. Przenoszone mogą być zarówno procesy produkcyjne, jak i usługi, na przykład rozwój oprogramowania, księgowość, obsługa klienta czy badania i rozwój.
Początkowo przedsiębiorstwa traktowały ten model głównie jako sposób na obniżenie kosztów operacyjnych, zwłaszcza kosztów pracy. Współczesny offshoring ma jednak szersze znaczenie. Firmy wybierają lokalizacje zapewniające dostęp do specjalistów, infrastruktury, kapitału intelektualnego i kompetencji, których trudno znaleźć na rynku macierzystym. Dlatego coraz częściej powstają zagraniczne centra kompetencyjne, a nie tylko jednostki realizujące proste zadania operacyjne.
Offshoring, outsourcing i nearshoring – czym się różnią?
Te pojęcia opisują różne cechy organizacji procesu, dlatego nie powinny być używane zamiennie. Offshoring odnosi się przede wszystkim do geografii, a outsourcing do własności i sposobu organizacji pracy. Outsourcing może odbywać się w kraju macierzystym albo za granicą. Zagraniczny outsourcing jest jedną z form offshoringu.
| Model | Główny wyróżnik | Własność | Lokalizacja |
|---|---|---|---|
| Offshoring | Przeniesienie procesu za granicę | Własna jednostka lub zewnętrzny dostawca | Poza krajem macierzystym |
| Outsourcing | Powierzenie procesu zewnętrznemu podmiotowi | Dostawca niezależny kapitałowo | W kraju lub za granicą |
| Nearshoring | Przeniesienie procesu do relatywnie bliskiego państwa | Własna jednostka lub zewnętrzny dostawca | Za granicą, zwykle w sąsiednim lub pobliskim kraju |
| Captive offshoring | Własna działalność prowadzona za granicą | Jednostka zależna kapitałowo od firmy | Poza krajem macierzystym |
Captive offshoring, nazywany także modelem własnej jednostki zagranicznej, zapewnia przedsiębiorstwu większą kontrolę nad procesem, standardami i wiedzą. Firma ponosi jednak koszty utworzenia oraz utrzymania oddziału lub centrum usług. Z kolei offshore outsourcing polega na przekazaniu zadań niezależnemu zagranicznemu usługodawcy. Ten wariant może być bardziej elastyczny, ale oznacza mniejszą bezpośrednią kontrolę nad realizacją pracy.
Nearshoring jest rozwiązaniem geograficznym, w którym firma wybiera państwo położone stosunkowo blisko rynku macierzystego. Krótsza odległość może ułatwiać współpracę, ograniczać różnice czasowe i zmniejszać bariery kulturowe. Nie oznacza jednak automatycznie własności jednostki ani zlecenia procesu na zewnątrz.
Jakie procesy najczęściej podlegają offshoringowi?
Zakres przenoszonych zadań zależy od modelu biznesowego, dojrzałości technologicznej i możliwości zarządzania rozproszoną organizacją. Najczęściej offshoring obejmuje następujące obszary:
- Rozwój i utrzymanie systemów IT, tworzenie aplikacji, wsparcie techniczne, reengineering oraz kontrolę bezpieczeństwa.
- Finanse i księgowość, w tym obsługę dokumentów, raportowanie i procesy rozliczeniowe.
- Procesy HR, administrację, rekrutację oraz obsługę pracowników.
- Obsługę klienta, analizę rynku, badania oraz inne usługi biznesowe.
- Badania i rozwój, projektowanie produktów oraz procesy wymagające specjalistycznej wiedzy.
Część takich działań mieści się w obszarze BPO, czyli business process outsourcing. Dzięki technologiom informacyjno-komunikacyjnym proces może być realizowany w innym państwie i dostarczany przez Internet. Przenoszone są więc nie tylko proste czynności administracyjne. Coraz większe znaczenie mają procesy oparte na wiedzy, które mają tworzyć wartość dodaną, rozwijać produkty i wspierać innowacje.
Dlaczego firmy decydują się na offshoring?
Motywacje przedsiębiorstw zwykle łączą cele finansowe, operacyjne i strategiczne. Najczęściej wskazywane korzyści obejmują:
- Niższe koszty operacyjne – firma może wykorzystać różnice w kosztach pracy i innych zasobów, czyli tak zwany arbitraż kosztowy.
- Dostęp do talentów – zagraniczna lokalizacja może zapewnić specjalistów z obszarów IT, analityki, inżynierii czy badań i rozwoju.
- Skalowalność – rozbudowa zespołu lub uruchomienie nowych funkcji może być łatwiejsze na większym albo bardziej wyspecjalizowanym rynku pracy.
- Koncentracja na działalności podstawowej – przeniesienie części procesów pozwala kierownictwu przeznaczyć więcej zasobów na produkt, klientów i decyzje strategiczne.
- Rozwój kompetencji i innowacji – centra zagraniczne mogą pełnić funkcję ośrodków wiedzy, a nie wyłącznie zaplecza operacyjnego.
W tym ujęciu oszczędność jest tylko jednym z możliwych efektów. Wartość dla przedsiębiorstwa może wynikać także z szybszego dostępu do kompetencji, lepszego wykorzystania technologii i zwiększenia wydajności procesów. Przykładem takiego kierunku jest działalność General Electric, które rozwijało zagraniczne jednostki obsługujące między innymi IT, HR, księgowość, logistykę i badania. Sam fakt istnienia jednostki zagranicznej nie przesądza jednak o jej wartości. Rezultat zależy od jakości zarządzania, dopasowania procesu i możliwości współpracy z centralą.
Jakie wyzwania wiążą się z offshoringiem?
Przeniesienie procesu za granicę nie gwarantuje automatycznej poprawy wyników. Firma musi uwzględnić bariery kulturowe i językowe, różnice w sposobie komunikacji oraz odmienne podejście do hierarchii, terminów i odpowiedzialności. Problemy te mogą wydłużać podejmowanie decyzji i utrudniać uzgodnienie standardów pracy.
Wyzwaniem jest także zarządzanie na odległość. Rozproszony zespół wymaga przejrzystego podziału odpowiedzialności, sprawnych narzędzi komunikacyjnych i mierników jakości. Różnice stref czasowych mogą pomagać w organizacji pracy zmianowej, ale mogą też utrudniać spotkania i szybkie rozwiązywanie problemów.
Znaczenie ma środowisko prawne i regulacyjne państwa, w którym lokalizowany jest proces. Trzeba sprawdzić zasady dotyczące zatrudnienia, ochrony danych, własności intelektualnej, bezpieczeństwa informacji i wykonywania usług transgranicznych. Szczegółowe wymagania zależą od branży i rodzaju procesu, dlatego nie można zakładać, że rozwiązania działające w kraju macierzystym będą możliwe do bezpośredniego przeniesienia.
Koszty wdrożenia również mogą być znaczące. Obejmują rekrutację, szkolenia, migrację wiedzy, przygotowanie infrastruktury, nadzór oraz zarządzanie zmianą. W modelu captive firma zyskuje większą kontrolę, ale musi samodzielnie zbudować organizację. W offshore outsourcingu część obowiązków przejmuje dostawca, jednak przedsiębiorstwo nadal potrzebuje kompetencji do wyboru kontrahenta, ustalenia standardów i monitorowania jakości.
Ryzykiem jest także potraktowanie offshoringu wyłącznie jako programu redukcji kosztów. Jeżeli przeniesiony proces nie ma jasno określonych celów, odpowiedzialności i mierników, oszczędność może zostać zniwelowana przez błędy, opóźnienia i koszty koordynacji. Dlatego wybór lokalizacji powinien uwzględniać nie tylko koszty pracy, lecz także dostępność talentów, dojrzałość prawną, infrastrukturę, bezpieczeństwo i możliwość długoterminowego rozwoju.
Offshoring jako narzędzie strategiczne
Offshoring może obniżać koszty, ale jego rola nie ogranicza się do przenoszenia pracy do tańszej lokalizacji. W dobrze zaprojektowanym modelu pozwala połączyć globalny dostęp do kompetencji z większą skalowalnością i rozwojem centrów wiedzy. Decyzja między własną jednostką a offshore outsourcingiem powinna wynikać z oczekiwanego poziomu kontroli, dostępnych zasobów i charakteru procesu.
Największą wartość przynosi wtedy, gdy lokalizacja, model własności i sposób zarządzania wspierają cele firmy. Offshoring jest więc narzędziem strategicznym, a nie wyłącznie metodą cięcia kosztów.
