Bezpieczne przetwarzanie danych osobowych w firmie oznacza także skuteczną ich utylizację, tak aby dane zostały trwale zniszczone i nikt niepowołany nie mógł ich odtworzyć. W tym celu nie można po prostu wyrzucić umowy, czy akt osobowych do kosza. Co zatem zrobić, żeby poprawnie zniszczyć firmowe dokumenty?
Nowoczesna niszczarka
Niszczenie dokumentów małej lub średniej wielkości firmy, która nie produkuje ich za dużo, może się odbywać przy użyciu profesjonalnej niszczarki. Tego typu urządzenia są niedrogie i bardzo wydajne, a jednocześnie skutecznie niszczą papier, a czasem nawet i zszywki, karty kredytowe, czy płyty CD. Korzystając z niszczarki, przedsiębiorca zyskuje pewność, że dobrze utylizuje dokumenty, a wrażliwe dane zostaną zniszczone w trwały i bezpieczny sposób.
Skorzystanie z oferty zewnętrznej firmy
Obecnie na rynku funkcjonuje wiele firm, które zajmują się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Warto skorzystać z tego typu oferty, gdy przedsiębiorstwo dysponuje ogromną ilością nieaktualnych umów, faktur, czy akt, które ciężko byłoby zutylizować samodzielnie lub za pomocą niszczarki. Firma utylizująca dokumenty dostarcza swoim klientom specjalne pojemniki, które potem w bezpieczny sposób odbiera i przewozi do miejsca, gdzie umieszczone w nich dokumenty będą skutecznie zniszczone. Niektóre firmy utylizujące umożliwiają swoim klientom usługę monitoringu dokumentów od momentu ich odebrania, poprzez transport aż do momentu całkowitego ich unicestwienia. Dzięki temu dana firma dokładnie wie, kiedy doszło do zniszczenia dokumentów, co jest ważne w kontekście wywiązania się z obowiązku bezpiecznego przechowywania i utylizacji danych.
Samodzielne niszczenie dokumentów
Dokumenty firmowe można też niszczyć samodzielnie, ważne jedynie, aby robić to bardzo dokładnie, żeby żadne dane nie były możliwe do odzyskania. Spośród wielu sposobów na samodzielnie niszczenie dokumentów warto wyróżnić takie metody jak spalenie ich w kominku, pocięcie nożyczkami, podarcie rękami lub namoczenie papieru w wodzie. Metody te są jednak zdecydowanie bardziej pracochłonne i bywają zawodne, dlatego przedsiębiorcy coraz rzadziej z nich korzystają.
Selekcja dokumentacji do zniszczenia
Na koniec warto zwrócić uwagę na to, kiedy należy zniszczyć firmowe dokumenty. Utylizacji powinny podlegać przede wszystkim dokumenty nieaktualne, czyli takie, którym skończył się wymagany okres przechowywania. Dla ksiąg rachunkowych okres ten wynosi do 5 lat, a dla dokumentów medycznych aż 22 lata. Rozbieżność zatem może być spora, dlatego zawsze warto oznaczyć na każdym dokumencie datę, informującą o tym, kiedy będzie można go oddać do zniszczenia. Utylizacja dokumentów nieaktualnych jest obowiązkowa, nie należy zatem za bardzo zwlekać z wykonaniem tej czynności.
Podsumowując, sposób niszczenia dokumentów zależy w dużej mierze od wielkości danej firmy i jej możliwości finansowych. Ponadto wybierając konkretną metodę utylizacji, należy się kierować nie tylko wygodą, ale przede wszystkim bezpieczeństwem powierzonych danych.
Najnowsze komentarze