W dobie cyfryzacji dokumentacja papierowa to wciąż popularny sposób przechowywania firmowych danych – od faktur, aż po dane personalne zatrudnionych w firmie osób. Dokumenty powinny być przechowywane przez określony czas, a później konieczne staje się ich zniszczenie. Jak zrobić to prawidłowo i zgodnie z prawem?
Na czym polega niszczenie dokumentacji?
Zgodnie z prawem niektóre dokumenty należy przechowywać w firmowym archiwum przez określony czas – to 5 lat dla faktur, rejestrów VAT, ewidencji środków trwałych czy też dokumentów inwentaryzacyjnych lub 10 lat dla akt pracowniczych. Po upłynięciu okresu przechowywania firma może zdecydować się na zniszczenie nośników z danymi. Niszczenie dokumentacji polega na trwałym unicestwieniu dokumentu, tak, aby nie dało się go w żaden sposób odtworzyć. O ile niewielkie przedsiębiorstwa często korzystają z podręcznych niszczarek i samodzielnie utylizują dokumenty, to w większych korporacjach jest to nieekonomiczne i ryzykowne, ponieważ może dojść do wycieku danych osobowych lub tajemnic handlowych.
Niszczenie dokumentów a przepisy RODO
RODO ma na celu ochronę danych osobowych, a dane takie obecne są na wielu dokumentach firmowych, głównie związanych ze sprawami kadrowymi i płacowymi. Przepisy te jednak w żaden sposób nie określają dokładnego sposobu utylizacji dokumentów. Mimo tego właściciele firm poważnie traktują RODO, ponieważ kary za nieprawidłowe zarządzanie danymi osobowymi są bardzo wysokie i mogą sięgać nawet kilku procent rocznego obrotu firmy. To jeden z ważniejszych powodów, aby niszczenie dokumentów było realizowane przez profesjonalną firmę z odpowiednim zapleczem.
Ofertę bezpiecznego i zgodnego z prawem niszczenia dokumentacji firmowej, znajdziesz na stronie https://procesy-biznesowe.impel.pl/zarzadzanie-dokumentami/niszczenie-dokumentow/. Zapoznaj się również z ofertą dotyczącą archiwizowania i przechowywania dokumentacji firmowej,aby całościowo zadbać o obieg dokumentów w firmie
Jak wygląda profesjonalne niszczenie dokumentów firmowych?
Firmy zajmujące się niszczeniem dokumentacji posiadają do tego odpowiednie zaplecze oraz wiedzę, jak zrobić to zgodnie z prawem. Przed podjęciem decyzji o współpracy, warto zwrócić uwagę czy firma posiada odpowiednie certyfikaty (najważniejsze to: Certyfikat Bezpieczeństwa Informacji wg normy ISO/IEC 27001:2013 i certyfikat ISO 9001:2015).
Na każdym etapie procesu dokłada się wszelkich starań, aby zachowana została poufność informacji. Po przyjęciu dokumentów przeznaczonych do zniszczenia należy je zabezpieczyć, zwykle stosuje się worki lub pojemniki oraz plomby. Następnie dokumenty należy przetransportować do miejsca, gdzie następuje niszczenie dokumentacji na specjalistycznej linii niszczącej. Powstałe odpady trafiają do recyklingu, a klient otrzymuje certyfikat zniszczenia. Otrzymany certyfikat to swego rodzaju potwierdzenie, że przekazane firmie dokumenty zostały zniszczone bezpowrotnie, a dane w nich zawarte nie dostały się w niepowołane ręce.
Najnowsze komentarze